A Simplicidade das Coisas — Augusto Martini

maio 16, 2012

Tempo de Guarda de Documentos e a Lei Federal nº 12.007 de 2009

Informação do sitio Biblioteca virtual do Governo do estado de São Paulo, da Subsecretaria de Comunicação da Casa Civil http://www.bibliotecavirtual.sp.gov.br 

31 de maio é o prazo máximo para as empresas prestadoras de serviço, públicos ou privados, enviarem os comprovantes de quitação anual, referente a 2011, aos seus clientes e consumidores. A Lei Federal nº 12.007, de 2009, obriga as empresas a emitirem e encaminharem essa declaração de quitação aos seus clientes. Fornecedores de água, energia elétrica, telefonia, TV por assinatura, internet, operadoras de cartão de crédito, empresas de planos de saúde e/ou odontológicos, escolas, entre outros serviços contínuos, devem seguir essa regra.

Nesse documento devem constar os valores pagos de janeiro a dezembro do ano passado, ou, a partir do mês que o consumidor adquiriu o serviço. Também deve constar a informação de que este documento substitui, para a comprovação das obrigações do consumidor, as quitações dos faturamentos mensais dos débitos do ano a que se refere e dos anos anteriores, conforme diz a legislação.

Por quanto tempo devo guardar meus recibos?

Mas atenção: só tem direito a receber esse comprovante quem estiver em dia com os pagamentos e não possuir nenhum débito com a empresa. De acordo com o Procon-SP, caso algum débito seja objeto de contestação judicial, o direito à declaração de quitação será apenas dos meses não questionados. Se o consumidor não tiver utilizado os serviços durante todos os meses do ano anterior, o documento deverá ser referente aos meses em que houve faturamento dos débitos.

Se você não receber o seu comprovante, entre em contato com o seu fornecedor de serviços, de preferência por escrito, e solicite sua entrega. Se mesmo assim ele não o fizer, procure o Procon de sua cidade ou a agência reguladora do setor e faça uma reclamação. Em último caso, você poderá entrar com uma ação judicial – através do Juizado Especial Civil, Ministério Público ou até mesmo pela Defensoria Pública – pleiteando a entrega do recibo anual, que é seu de direito. Você acha que é “muita mão-de-obra” por causa de um simples comprovante? Saiba que ele e outros documentos semelhantes são importantes provas quando há um processo, por exemplo.

Mas antes de reclamar, fique atento ao boleto ou fatura do mês de maio. Muitas empresas optam por incluir o relatório de débitos nele, em vez de enviar uma carta a parte. Lembre que os recibos e faturas do ano corrente devem ser mantidos até o mês de maio do ano que vem.

Ter todas as quitações do ano reunidas em um só papel facilita enormemente a vida do consumidor. Ele é poupado do trabalho de acumular tantos papéis e ainda tem a possibilidade de organizar melhor os seus documentos. Porém, cada tipo de comprovante tem um tempo mais adequado (ou obrigatório) para ser mantido e é importante conhecer esses prazos.

 Por quanto tempo devo guardar meus comprovantes?

Que tal aproveitar esse momento em que os comprovantes de quitação anual estão sendo enviados e dar uma repassada na sua papelada? Verificar o que já pode ser jogado fora e o que ainda precisa ser mantido é um procedimento de suma importância para organizar, sobretudo, a sua vida. Pode poupar seu tempo na hora de “caçar” documentos, por exemplo, para fazer a declaração de imposto de renda; para comprovar uma quitação efetuada e que está sendo cobrada indevidamente, etc.

Antes de tudo, devemos prestar atenção nas datas dos comprovantes e recibos, pois há prazos determinados em que se recomenda a sua guarda, a título de comprovação dos pagamentos e do encerramento das obrigações.

Em princípio, é sempre bom guardar as faturas ou as declarações anuais até a data de prescrição das dívidas, para fins de prevenção. No caso dos serviços chamados de essenciais (luz, telefone, água), o período recomendável é de 5 (cinco) anos. Esses prazos têm uma explicação: de acordo com o Código Civil (artigos 205 e 206), os credores têm um prazo para exigir o pagamento de contas. Caso esse período tenha se extinguido sem que o credor tenha cobrado antes, a dívida prescreve e não pode mais ser cobrada judicialmente do devedor. Os prazos variam de acordo com o tipo de débito, podendo ir de 1 (um) ano a, no máximo, 10 (dez) anos. Vale lembrar que esses prazos referem-se às relações de consumo.

Veja os prazos que os especialistas recomendam que se guarde os comprovantes, de acordo com o tipo de serviço ou produto:

POR 5 ANOS

– Tributos municipais, estaduais e federais;
– Água, luz, telefone e gás;
– Plano de saúde;
– Mensalidade escolar (incluindo pagamentos de cursos livres);
– Honorários de profissionais liberais (advogados, médicos, dentistas etc.);
– Cartão de crédito.

POR 3 ANOS

– Aluguel.

POR 1 ANO

– Seguros em geral (a proposta, a apólice e as declarações de pagamento devem ser guardadas por mais um ano após o fim da vigência);
– Despesas em hotéis.

CASOS ESPECÍFICOS

– Bens duráveis (eletroeletrônicos, eletrodomésticos, automóveis, etc.): as notas fiscais devem ser guardadas durante toda a vida útil do produto, a partir da sua aquisição. Alguns recomendam que se guarde até o final da garantia, mas ainda sim é melhor manter os recibos, pois existe a possibilidade de haver defeitos que não são de fácil constatação (como um defeito no freio, no caso de um veículo), os chamados “vícios ocultos”. A mesma regra também vale para os certificados de garantia.

– Financiamento de imóveis e carros: até o fim do processo de quitação, com a transferência do bem para o nome do comprador ou do registro da escritura.

– Consórcio: declarações devem ser guardadas até o encerramento das operações financeiras do grupo.

– Contratos: contratos em geral precisam ser conservados até que o vínculo entre as partes seja desfeito e, em se tratando de financiamento, até que todas as parcelas estejam quitadas e o bem desalienado (sem dívidas).

– Condomínios: declarações de quitação de pagamento devem ser guardadas durante todo o período em que o morador estiver no imóvel. Após a saída, conservá-los por 10 (dez) anos.

– Informações complementares sobre aluguel: o locatário deve guardar o contrato e as declarações até sua desocupação e consequente recebimento do termo de entrega de chaves, por 3 (três) anos, desde que não haja qualquer pendência (somente para casos onde haja uma efetiva relação de consumo – consumidor e uma empresa/administradora. Contratos entre particulares são de natureza jurídica diferente e não constitui relação de consumo).

– Convênio médico: proposta e contrato por todo o período em que estiver como conveniado. Recibos referentes, no mínimo, aos 12 meses anteriores ao último reajuste devem ser guardados por todo o período de contratação.

Aliás, é bom deixar claro: plano de saúde é diferente de seguro saúde:

– No plano de saúde, o cliente é atendido por profissionais e estabelecimentos credenciados pela operadora.

– O seguro saúde, além da rede credenciada, oferece a possibilidade do cliente escolher um médico ou serviço de atendimento de sua preferência, cabendo à seguradora arcar com as despesas.

Como foi dito anteriormente, o prazo para reclamações ou ações judiciais referentes aos planos de saúde é de 5 (cinco) anos e o e para o seguro saúde (assim como qualquer outro seguro) é de 1 (um) ano.

Ressaltamos que os prazos de guarda apresentados referem-se aos documentos relativos às relações de consumo. Os documentos de natureza tributária e fiscal, por exemplo, têm o tempo de guarda regulado por uma legislação diversa. Caso tenha interesse em conhecer esses prazos, indicamos as seguintes fontes:

Guarda e manutenção de documentos fiscais (publicação da FENACON – Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas)

Esta é a 3ª edição, baseada na legislação vigente de 2010. Visa facilitar o dia-a-dia dos profissionais da contabilidade ou de outras atividades correlatas. Aborda o universo das obrigações tributárias no âmbito federal, abragendo os prazos para guarda de livros e documentos, assim como as multas aplicáveis no caso de descumprimento de obrigações acessórias.

Tabela prática para guarda de documentos (trabalhistas/previdenciários e fiscais)

Tabela disponível no site da Fecomercio (Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo)

 Vídeo: prazo para guardar recibos de pagamentos

Reportagem do Jornal da Record, disponível no YouTube, que ensina qual é o tempo para a guarda de diversos documentos e recibos.

Anúncios

Deixe um comentário »

Nenhum comentário ainda.

RSS feed for comments on this post. TrackBack URI

Obrigado por assinar o meu blog! Espero que goste!

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair / Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair / Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair / Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair / Alterar )

Conectando a %s

Blog no WordPress.com.

%d blogueiros gostam disto: